Riktlinjer för representation, förtäring och gåvor inom Stockholm Centre for Commercial Law

fastställda av styrelsen i februari 2006

Ladda ner Centrets riktlinjer för representation, förtäring och gåvor här: Riktlinjer för representation, förtäring och gåvor (februari 2006) (öppnas i nytt fönster)

Inledning

För Stockholms universitet finns det fastställda riktlinjer för representation som måste följas också vid Stockholm Centre for Commercial Law (SCCL). De finns tillgängliga på hemsidan http://www.su.se/pub/jsp/polopoly.jsp?d=1094&a=4057 (öppnas i nytt fönster)

Denna promemoria beskriver de regler som mot bakgrund av bl.a. universitets riktlinjer skall följas vid representation, förtäring och gåvor inom ramen för SCCL:s verksamhet.

Övergripande principer

Representation, förtäring och gåvor får bara förekomma som ett naturligt led i SCCL:s verksamhet och bara i de fall där representationen har ett omedelbart sam-band med och direkt värde för verksamheten. Verksamheten med representation, förtäring och gåvor skall utövas återhållsamt och inte vara lyxbetonad. Verksamhe-ten får inte heller vara av den karaktären att den kan äventyra universitetets goda rykte. Verksamheten bör som regel vara spritfri, men andra alkoholhaltiga drycker i måttliga mängder kan tillåtas. Ofta förekommande representation, förtäring och gåvor mot en och samma person eller grupp av personer skall undvikas.

Beslut om representation, förtäring och gåvor

Vem inom SCCL som fattar beslut om representation, förtäring och gåvor framgår av SCCL:s arbetsordning. Där framgår bl.a. att avdelningsledare får besluta om representation, förtäring och gåvor avseende forskningsavdelningens verksamhet inom ramen för de medel som är tillgängliga för avdelningen (f.n. högst 40 000 kr per kalenderår). I nedanstående riktlinjer finns vissa ytterligare villkor för beslutanderätten.

Det är bara rektor som kan fatta beslut om avsteg från universitets riktlinjer för representation. Ett beslut av rektor om avsteg från universitetets riktlinjer innebär också ett giltigt avsteg från riktlinjerna i detta dokument. SCCL:s kansli hjälper till med att utforma ansökan till rektor.

Förtäring i direkt anslutning till interna möte

Förtäring i samband med t.ex. styrelsemöten, avdelningsmöten och möten med vetenskapliga rådet, där i princip deltar bara personer som är anställda vid eller ingår i forskningsavdelningar eller andra organ inom SCCL eller Stockholms universitet i övrigt, betraktas som s.k. intern representation. Kostnaden för förtäringen får uppgå till högst 500 kr, inklusive moms, per person och representationstillfälle. I beloppet behöver inte räknas in eventuella kostnader för lokalhyra och resor.

Förtäringen skall inte vara lyxbetonad och får inte vara av den karaktären att den kan äventyra universitetets goda rykte. Förtäringen bör som regel vara spritfri, men andra alkoholhaltiga drycker i måttliga mängder kan tillåtas.

Av faktura eller annat betalningsunderlag skall det klart framgå syftet med kostnaden (t.ex. förtäring i anslutning till möte med en viss avdelning en viss dag) och vilka personer som deltagit i mötet och när det ägt rum. Har rektor beslutat om avsteg från universitetets riktlinjer för representation, skall beslutet bifogas.

Det förekommer att annan än SCCL eller annat organ inom Stockholms universitet bekostar förtäring eller dryck i samband med interna möten. Sådant som annan än Stockholms universitet själv direkt betalar behöver inte räknas in i beloppet. Det är viktigt att se till att SCCL inte faktureras sådant som annan skall betala, t.ex. när SCCL hjälpt till med beställningen. I undantagsfall kan annat överenskommas, men i sådana fall skall kontakt alltid tas på förhand med SCCL:s kansli. Allt det som Stockholms universitet betalar, även om annan slutligen skall stå för kostnaden, måste vara i enlighet med universitets och dessa riktlinjer. Det är bara om annan direkt betalar kostnaden, som den inte behöver beaktas vid tillämpningen av riktlinjerna.

Förtäring i direkt anslutning till seminarier och konferenser med externa deltagare

Konferenskostnad för seminarier och konferenser som sker tillsammans med personer som inte är knutna till SCCL (t.ex. med inbjudna som inte är anställda vid eller ingår i forskningsavdelningar eller andra organ inom SCCL eller Stockholms universitet i övrigt) betraktas inte som representation. Därför behöver universitets riktlinjer för representation inte följas för sådana kostnader.

Som konferenskostnad får anses kostnad för förtäring som sker i direkt anslutning till ett seminarium eller en konferens, t.ex. förtäring under eller mer eller mindre omedelbart före eller efter seminariet eller konferensen. Avslutas seminariet eller konferensen på dagen, kan t.ex. kostnaden för förtäring vid en middag några timmar senare inte anses som en konferenskostnad (utan i stället som representation). Kostnad för förtäring som inte erbjuds i stor sett samtliga deltagare kan inte anses som konferenskostnad (utan i stället som representation). Det gäller t.ex. förtäring med talare eller medfinansiärer för planering eller såsom avslutning.

För konferenskostnad för förtäring i direkt anslutning till seminarier eller anda externa konferenser inom SCCL gäller att universitetets kostnad för förtäringen får uppgå till allra högst 600 kr, inklusive moms, per person och kalenderdygn. I beloppet behöver inte räknas in kostnad för t.ex. lokal eller resor. Föreståndaren får medge avsteg från denna regel i enskilda fall. Ansökan om avsteg skall göras på förhand.

Till faktura eller annat betalningsunderlag skall bifogas inbjudan till seminariet eller konferensen och uppgift om de personer som förhandsanmält sig till eller deltagit i evenemanget, t.ex. genom att deltagar- eller anmälningslista bifogas. Det skall också framgå vilket företag eller motsvarande de externa deltagarna representerar. Har föreståndaren beslutat om avsteg från dessa riktlinjer, skall beslutet bifogas.

Det förekommer att annan än SCCL eller annat organ inom Stockholms universitet bekostar förtäring eller dryck i samband med seminarier eller konferenser. Sådant som annan än Stockholms universitet bekostar behöver inte räknas in i beloppet ovan. Det är viktigt att se till att SCCL inte faktureras sådant som annan skall betala, t.ex. när SCCL hjälpt till med beställningen. I undantagsfall kan annat överenskommas, men i sådana fall skall kontakt alltid tas på förhand med SCCL:s kansli. Enligt överenskommelse betalar SCCL dock fakturor för sådant som Advokatvännerna slutligen skall stå för.

Extern representation, t.ex. förtäring med besökare

Extern representation avser i huvudsak sådan gästfrihet som på grund av sedvänja visas utomstående besökare, dvs. personer som inte är anställda vid eller ingår i forskningsavdelningar eller andra organ inom SCCL eller Stockholms universitet i övrigt. Det kan t.ex. vara fråga om att bjuda en föreläsare som inte är knuten till Stockholms universitet på en måltid eller en guidad tur.

Antalet personer som är anställda vid eller ingår i forskningsavdelningar eller andra organ inom SCCL eller Stockholms universitet i övrigt och som deltar i representationen, t.ex. en måltid, skall vara skäligt i förhållande till antalet externa gäster. De personer som deltar skall också ha någon relation till syftet med representationen. Bara undantagsvis kan ersättning betalas för kostnaderna för deltagande av make eller maka till svenska gäster eller personer som är anställda vid eller ingår i forskningsavdelningar eller andra organ inom SCCL eller Stockholms universitet i övrigt.

Universitetets kostnad för den externa representationen får uppgå till högst 600kr, inklusive moms, per person och kalenderdygn.

Representationen skall inte vara lyxbetonad och får inte vara av den karaktären att den kan äventyra universitetets goda rykte. Representationen bör som regel vara spritfri, men andra alkoholhaltiga drycker i måttliga mängder kan tillåtas. Ofta förekommande representation, förtäring och gåvor mot en och samma person eller grupp av personer skall undvikas.

Av faktura eller annat betalningsunderlag skall det klart framgå syftet med kostnaden (t.ex. förtäring med namngiven föreläsare efter avslutat seminarium viss dag) och vilka personer som deltagit i den externa representationen (dvs. även universitetets representanter) och när den skedde. Gäller ersättningen också kostnad för deltagande av make eller maka till svensk gäst eller universitets representanter, skall en särskild motivering för den delen av kostnaden bifogas. Har rektor beslutat om avsteg från universitetets riktlinjer för representation, skall beslutet bifogas.

Det förekommer att annan än SCCL eller annat organ inom Stockholms universitet bekostar förtäring, dryck eller annat i samband med extern representation. Sådant som annan än Stockholms universitet själv direkt betalar behöver inte räknas in i beloppet ovan. Det är viktigt att se till att SCCL inte faktureras sådant som annan skall betala, t.ex. när SCCL hjälpt till med beställningen. I undantagsfall kan annat överenskommas, men i sådana fall skall kontakt alltid tas på förhand med SCCL:s kansli. Allt det som Stockholms universitet betalar, även om annan slutligen skall stå för kostnaden, måste vara i enlighet med universitets och dessa riktlinjer. Det är bara om annan direkt betalar kostnaden, som den inte behöver beaktas vid tillämpningen av riktlinjerna. - Enligt överenskommelse betalar SCCL fakturor för sådant som Advokatvännerna slutligen skall stå för. Kostnader som Advokatvännerna slutligen skall stå för måste alltså vara i enlighet med riktlinjerna.

Gåvor till föreläsare och andra

Gåvor ges företrädesvis bara till utomstående (dvs. personer som inte är anställda vid eller ingår i forskningsavdelningar eller andra organ inom SCCL eller Stockholms universitet i övrigt) föreläsare, paneldeltagare och liknande vid seminarier och konferenser. Gåvor kan dock undantagsvis ges också till interna föreläsare, paneldeltagare och liknande som särskilt engagerats av SCCL. Det måste alltid finnas ett omedelbart samband mellan SCCL:s verksamhet och givandet.

Gåvor kan som uppvaktning vid bemärkelsedagar och liknande ges till personer och organisationer som är särskilt viktiga för SCCL:s verksamhet. Det måste alltid finnas ett omedelbart samband mellan SCCL:s verksamhet och givandet. Före beslut om gåvor som uppvaktning skall alltid samråd ske med föreståndaren.

Gåvan bör ha anknytning till Stockholms universitet och dess verksamhet. I första hand används en presentbok om glas som gåva vid SCCL. Gåvan skall inte vara lyxbetonad och får inte vara av den karaktären att den kan äventyra universitetets goda rykte. Starksprit bör undvikas, men alkoholhaltiga drycker i måttliga mängder kan tillåtas. Ingår alkoholhaltig dryck i den tilltänkta gåvan, skall kontakt alltid tas på förhand med SCCL:s kansli.

Gåvor av obetydligt värde, såsom pennor med reklamtryck, kan i marknadsföringssyfte ges till samtliga deltagare vid seminarier och konferenser.

I universitets riktlinjer för representation finns det inte angivet något högsta belopp för gåvans värde. För gåvor från SCCL skall gälla att universitetets kostnad för gåvan får uppgå till allra högst 600kr, inklusive moms, per person och tillfälle. Föreståndaren får medge avsteg från denna regel i enskilda fall. Ansökan om avsteg skall göras på förhand.

Av faktura eller annat betalningsunderlag skall det klart framgå syftet med kostnaden (t.ex. gåva till namngiven föreläsare efter avslutat seminarium viss dag) och när gåvan överlämnades och till vem. Har föreståndaren beslutat om avsteg från dessa riktlinjer, skall beslutet bifogas.